Como sair dos registros em papel para a rastreabilidade e mais produtividade: o caso da divisão de transporte da Prefeitura de Montevidéu

O GDW Inspections é um software de gestão de inspeções e auditorias que, com inteligência artificial, permite gerenciar equipes em campo dentro de organizações públicas.

É uma plataforma web integrada a dispositivos móveis que entende os processos de cada departamento, secretaria ou instituição para depois executá-los em campo. Esses processos são desenhados, executados e controlados em campo, a informação é levantada em tempo real e consolidada nos KPIs principais de cada organização. A plataforma é horizontal com aplicações verticais e se apoia em tecnologia de georreferenciamento ou geogestão, analytics de dados e inteligência artificial para montar modelos preditivos com dados históricos.

 

Os benefícios do GDW Inspections: mais produtividade, automação de processos e antecipação do futuro

 

Um dos principais benefícios do GDW Inspections é o aumento da produtividade, já que permite coletar dados em campo de forma digital, descentralizada e em tempo real.

Além disso, o GDW Inspections automatiza os processos, o que otimiza os fluxos de trabalho em campo. A solução desenhada pela GDW se adapta a todas as necessidades da organização, integrando-se aos principais softwares de gestão usados no mundo e às ferramentas próprias da empresa. 

Com um módulo de gamificação, que pontua os comportamentos desejáveis das equipes técnicas, o GDW Inspections motiva e engaja essas equipes com os valores e os objetivos da organização. 

A inteligência artificial permite prever o comportamento da demanda, estimando o tipo de trabalho da equipe em campo e as competências que serão necessárias para atendê-la.

Por fim, o GDW Inspections é uma ferramenta com qualidade garantida. 

 

Caso de sucesso: a divisão de transporte da Prefeitura de Montevidéu

 

A divisão de transporte da Prefeitura de Montevidéu é responsável por gerenciar o transporte coletivo e o individual, e cabe a ela regular, regulamentar, fiscalizar e planejar o que diz respeito ao transporte coletivo de passageiros, aos táxis, aos carros de aplicativo, às ambulâncias e ao transporte escolar.

 

Antes da GoDoWorks: registros em papel, erros, perda de tempo.

 

Antes da GoDoWorks, a divisão trabalhava com papel e com base em autos nos quais se registravam as inspeções na via pública e nos terminais de ônibus; ao terminar, os fiscais tinham que voltar ao escritório e transcrever tudo para os sistemas para organizar a informação.

Ao mesmo tempo, essas planilhas tinham que ser digitalizadas e enviadas por e-mail à empresa, para que ela visse o estado do veículo e pudesse agir.

Esse jeito de trabalhar trazia grandes dificuldades. As principais eram encontrar a documentação de cada inspeção — ou seja, a rastreabilidade dessa inspeção — e, em caso de reincidência, não ter documentação para a notificação. Alguns funcionários contam que precisavam manter muitos formulários em branco acumulados e tomar cuidado para não ficar sem. Também acontecia de os fiscais não terem o histórico de um veículo durante a inspeção: sem as inspeções anteriores, não dava para comparar se o estado do veículo tinha melhorado ou piorado.

A consequência de trabalhar com papel e sem uma ferramenta digital que otimizasse os processos de informação era trabalhar em dobro, além de uma falta de rastreabilidade que afetava a produtividade. Antes do GDW Inspections, os fiscais não tinham um controle exato dos veículos inspecionados, então muitas vezes inspecionavam o mesmo veículo duas vezes por engano.

Vale mencionar também o tempo perdido em transcrever os dados para o sistema gerar as estatísticas. Para muitos fiscais, esse tempo no escritório é tempo que poderiam passar na rua, em campo, inspecionando veículos.

Em resumo, a maior dificuldade da divisão de transporte da Prefeitura de Montevidéu era centralizar a informação coletada nas diferentes áreas para transformá-la em um monitoramento que as autoridades pudessem usar para decidir.

 

Depois do GDW Inspections: dispositivo móvel, rastreabilidade, conectividade

 

O objetivo de adotar o GDW Inspections no trabalho da divisão de Transporte da Prefeitura de Montevidéu foi incorporar tecnologia para sistematizar e prestar um serviço melhor à população.

Hoje a divisão usa um dispositivo móvel que permite fazer a inspeção mais rápido e com a vantagem de entregar a informação em tempo real, tanto para a prefeitura quanto para os operadores de transporte. O GDW Inspections também permite aos fiscais ver o histórico de cada veículo e saber se a situação melhorou ou piorou. Além disso, com dispositivos móveis é possível fotografar os danos. Graças à geogestão que a inteligência artificial entrega, os fiscais agora registram quebras, riscos, faróis ou para-brisas quebrados e o estado de limpeza do veículo — nos acessos, nos bancos ou no teto. Essas fotos vão direto para as empresas, para que saibam onde concentrar o trabalho.

 

Vale notar que a solução da GDW permitiu aos fiscais melhorar o tempo de inspeção.

 

Um software de governo precisa ser seguro no tratamento da informação, algo totalmente contemplado pelo GDW Inspections. Outro ponto que o GDW Inspections leva muito a sério é que uma solução assim precisa ser sustentável ao longo do tempo, para garantir à administração e a quem presta o serviço que a qualidade se mantenha. 

Por fim, o uso da ferramenta da GoDoWorks na Prefeitura de Montevidéu está se expandindo para outras áreas e serviços, prova de que a experiência foi um sucesso.