Geoprodutividade e geogestão: guia prático

Conforme a tecnologia avança, nossa vida em geral vai se modificando de diferentes maneiras; a geoprodutividade e a geogestão vieram para ficar. Por quê? A forma como compramos, nos entretemos e até como recebemos serviços de saúde mudou drasticamente com a penetração total da internet e dos dispositivos móveis.

O trabalho e suas dinâmicas não escapam a essa realidade. Já estão acontecendo enormes mudanças nas diferentes indústrias, todas ligadas a uma grande premissa: a tecnologia e a conectividade fazem com que o tempo e a distância já não sejam limitantes.

É assim que os termos geoprodutividade e geogestão entram em praticamente todos os setores.

O que são a geoprodutividade e a geogestão?

Em poucas palavras, a geoprodutividade é a relação de valor que se gera entre colaboradores que estão em diferentes pontos geográficos ao mesmo tempo.

A geogestão, por outro lado, é a evolução da gestão tradicional rumo a uma gestão voltada a organizações líquidas, ou seja, que rompem suas estruturas tradicionais e se fazem presentes em vários pontos geográficos por meio de seus colaboradores em campo. Esse tipo de gestão permite o desenho, a execução, a gestão e o controle de processos descentralizados da maneira mais eficiente. 

Para ser bem claro: com uma boa geogestão estaremos melhorando nossa geoprodutividade e, vice-versa, a melhor maneira de aumentar nossa geoprodutividade é melhorar nossa geogestão. Trabalhar nelas terá como consequência a otimização dos recursos da nossa atividade e, em última instância, a maximização dos benefícios.

Como aumentar sua geoprodutividade por meio da geogestão?

Como dissemos antes, o desafio da geoprodutividade e da geogestão é romper as barreiras das distâncias físicas e do tempo. Isso de forma alguma significa que os fatores tempo e espaço não sejam importantes; pelo contrário, talvez estejamos no momento histórico em que mais se valorizam esses aspectos e em que mais precisamos nos deter neles.

Nosso principal desafio é entender esses fatores e fazer com que não sejam uma barreira na hora de entregar valor e de prestar serviços em áreas geográficas mais amplas.

Talvez, mais do que romper a barreira do tempo e do espaço, o principal desafio seja usar os dois elementos a nosso favor, rompendo nossos próprios tetos e nos permitindo gerar mais valor.

Tarefa dessa magnitude não se alcança sem agir em duas grandes linhas estratégicas:

implantar ferramentas tecnológicas e, claro, adquirir novas práticas e conhecimentos.

É assim que podemos afirmar que nossa geoprodutividade e nossa geogestão dependem de quanto conhecimento e quantas ferramentas temos à disposição.

Que tecnologia se usa para melhorar minha geogestão?

Os Softwares de GeoGestão (SGG) são as principais ferramentas tecnológicas usadas para melhorar a geoprodutividade e a geogestão.

Suas principais características são dar mobilidade operacional aos colaboradores, para que executem suas tarefas sem importar sua localização, e dar uma visão holística do negócio a quem decide, permitindo otimizar recursos e maximizar benefícios em tempo real.

Todo SGG pode se conectar a outros sistemas internos, como um CRM tipo Hubspot, um ERP como SAP, um BI ou qualquer software que você use.

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Para entender como funcionam os SGG é muito importante compreender os seguintes conceitos: 

A mobilidade operacional

Consegue-se colocando à disposição dos colaboradores dispositivos móveis que lhes dão novas capacidades e aumentam drasticamente o valor que podem entregar. Assim, com um dispositivo móvel um colaborador pode realizar tarefas que até pouco tempo atrás só podiam ser feitas na matriz da organização.

A mobilidade operacional dá ao colaborador a possibilidade de sempre ter os recursos necessários para executar sua tarefa e também de oferecer um atendimento melhor aos usuários finais, já que pode responder às suas dúvidas de imediato.

Podemos dizer que as principais características que uma ferramenta de mobilidade dá a um colaborador em campo são a pertinência contextual e a fluidez.

A pertinência contextual

É a capacidade do colaborador de se adaptar ao contexto em que está sem variar o valor que entrega. Por exemplo, uma unidade de emergência médica pode ter o prontuário do paciente em tempo real e, independentemente de o paciente mudar, o médico contará com a informação relevante o tempo todo.

Dessa forma, a pertinência contextual é a capacidade que um colaborador tem de atender os n casos previstos dentro do seu fluxo de trabalho.

Em um mundo tão dinâmico como o de hoje, prever 100% dos casos que um colaborador em campo pode encontrar é muito difícil, mas sem dúvida podemos nos esforçar ao máximo para cobrir a maioria deles e assim reduzir o tempo de inatividade dos colaboradores e ainda elevar a percepção dos usuários finais, que sem dúvida valorizam enormemente a eficiência na hora de receber suas soluções.

A fluidez logística

É a capacidade do colaborador de trocar informação com a central de forma dinâmica, muitas vezes sem sequer precisar realizar uma ação específica. Voltando ao mesmo exemplo, a unidade de emergência pode compartilhar sua localização em tempo real, e os próximos chamados a atender serão decididos pela central, sem que o colaborador em campo tenha de tomar decisões complexas.

Um colaborador que conta com uma ferramenta de mobilidade poderá ter as ferramentas certas para todas as situações e ainda receber e enviar informação sem maiores esforços.

A fluidez do trabalhador em campo não é um ponto menor. O envio de informação sem esforço gera dados de grande qualidade, já que não dependem de uma entrada manual.

Esse tipo de dado é muito mais valioso que o obtido por preenchimento de formulários em papel, porque tem uma taxa menor de erros e em geral é mais fácil de organizar, já que é digital desde sua origem até seu uso final.

Esses dados criam um vínculo importantíssimo entre o colaborador e quem decide, já que se transformam em informação assim que o SGG os organiza. Essa informação vira inteligência quando o software usa suas ferramentas de análise e previsão e, por fim, vira decisões inteligentes quando quem decide aproveita sua visão holística de gestão para ajustar o trabalho dos colaboradores em campo em função dos objetivos do negócio.

Isso é conhecido como visão holística de gestão.

A visão holística de gestão

É a capacidade que quem decide tem de ter um panorama completo do que acontece com seus colaboradores. 

Pela mobilidade operacional obtêm-se dados em tempo real e, por diferentes dashboards e relatórios, é possível tomar ações que melhorem os resultados.

A visão holística de gestão tem como principal característica a coleta automática de dados, a transformação desses dados em informação organizada, a geração de inteligência a partir da informação, a possibilidade de agir e, por fim, a visão completa de todo o processo, que permite planejar, executar e controlar em tempo real.

A visão holística gerada pelo uso de um Software de GeoGestão (SGG) permite à organização otimizar recursos a partir do planejamento dinâmico em tempo real: como a entrada de dados é digitalizada, é possível decidir em tempo real conforme diferentes fatores.

Um exemplo claro disso acontece quando uma organização tem várias equipes de manutenção em campo encarregadas de reparar diferentes serviços em pontos distintos da cidade.

Com dados como o tempo médio que esse tipo de reparo leva, a distância entre os pontos e a urgência de cada reparo, é perfeitamente possível prever que reparo cada equipe deverá fazer em seguida. Mais importante ainda: o processo poderá ser ajustado rapidamente se alguma variável mudar, por exemplo uma mudança na prioridade entre um reparo e outro ou se algum deles levar mais ou menos tempo que o previsto. 

Quase de imediato isso poderia se refletir no cronograma de trabalho das diferentes equipes, e quem decide poderia acompanhar o caso sem perder de vista os objetivos do negócio.

A visão holística de gestão e a mobilidade operacional se encontram no que talvez seja o ponto mais crítico de um ecossistema de geogestão: o Mobile Workflow.

Mobile Workflow

É o processo dinâmico que gera tarefas específicas para os colaboradores em campo a partir de um sistema automatizado ou de um comando de quem decide. Cada ação que um colaborador toma se reflete no Mobile Workflow e é monitorada por quem decide, que, ao detectar uma oportunidade de melhoria, gera mudanças no workflow que acabam impactando as tarefas do colaborador.

Assim, reduz-se ao mínimo o contato direto entre quem decide e o colaborador, fazendo com que a tecnologia e os processos arbitrem entre os dois, exceto em casos muito particulares, e alcançando um fluxo de trabalho mais eficiente para ambas as partes.

A principal característica de um Mobile Workflow é estar centrado na mobilidade operacional de uma organização, ou seja, estar preparado para uma entrada de dados totalmente variável, o que gera um fluxo de trabalho que, além de centrado em colaboradores móveis, precisa ter certa flexibilidade em seus processos para se ajustar a cada circunstância.

Um exemplo claro desse tipo de workflow aparece nas empresas de logística, em que fatores como o trânsito incidem diretamente sobre o tempo de entrega e nem sempre são previsíveis.

A informação sobre os tempos estimados de entrega pode ser enviada automaticamente por um SGG e é perfeitamente possível estimar os tempos e os responsáveis pelas entregas seguintes.

Dessa forma, o Mobile Workflow dessa organização de transporte será um fluxo sempre dinâmico, tanto na entrada de dados quanto na distribuição de tarefas específicas para os diferentes colaboradores.

Quando começar a pensar na sua geoprodutividade e na sua geogestão?

Embora seja verdade que todas as organizações podem otimizar seus processos, há alguns parâmetros que tornam sua organização ideal para implantar estratégias de geogestão.

Normalmente os softwares de geogestão são ferramentas muito potentes, que justificam sua implantação, capacitação e execução quando os dados a processar são difíceis de tratar sem tecnologia.

Estudos realizados pela equipe de Business Intelligence da GoDoWorks determinam que organizações com mais de 20 colaboradores fora da matriz são as que mais se beneficiam ao implantar ferramentas de geogestão, otimizando seus recursos de campo em uma média que oscila entre 20% e 40%.

Quais são os primeiros passos para começar a melhorar minha geogestão?

1. Definir se minha organização é um match e pode se beneficiar da aplicação desse tipo de ferramenta.
2. Desenhar um Mobile Workflow. Em geral, as empresas que fornecem um SGG têm equipes consultoras que se encarregam disso. Sem dúvida é o ponto mais crítico de todo o processo. A tecnologia e o conhecimento não servem de nada se não estiverem orientados a melhorar o fluxo de trabalho.
3. Implantar um SGG: uma vez determinado que a organização é um match perfeito para a geogestão e definido um Mobile Workflow que otimize os recursos do ponto de vista conceitual, é hora de aterrissar os conceitos, e para isso é fundamental implantar um SGG. Em suma, é a ferramenta que nos permite melhorar nossa geoprodutividade.
4. Otimizar, otimizar e otimizar: uma vez implantada a ferramenta, não podemos achar que está tudo feito. Como toda ferramenta, exige atenção e profissionalização que só o tempo e a experiência vão trazendo. É fundamental programar momentos de ajuste nas primeiras etapas da implantação para personalizar seu SGG às suas necessidades específicas.
5. Capacitar-se e certificar-se: uma ferramenta é tão poderosa quanto a pessoa que a usa. Sem dúvida, esse tipo de processo tecnológico deve estar a serviço das pessoas que formam a organização e, para que isso seja possível, é fundamental dominar as ferramentas disponíveis. Nesse sentido, considera-se requisito mínimo receber capacitações periódicas, que em geral se refletem em uma Certificação de GeoGestão (CGG). A certificação oferecida pela GoDoWorks é um padrão de mercado, aceita por toda a indústria como garantia de competências na geogestão como disciplina de estudo e nos SGG como ferramenta de trabalho.

Em suma, existem inúmeras variáveis que repercutem diretamente na produtividade do seu negócio, e muitas delas vêm mudando por causa das transformações tecnológicas. Precisamos mudar na mesma velocidade para não sermos submergidos em um mercado muito competitivo.

Levando isso em conta, faz sentido buscar especificidade e agir de forma orientada ao setor em que sua organização atua, já que não basta aplicar regras gerais a casos particulares.

Por isso, se sua organização tem o grande desafio de gerir seus recursos em diferentes pontos geográficos, não hesite em aplicar ferramentas de geogestão.

Romper as barreiras do tempo e do espaço não só é possível como, além disso, permite transformar recursos tão preciosos nos seus principais aliados.

Com essas forças, não haverá limites para a sua produtividade.