O papel do papel na rentabilidade do seu negócio

Há alguns anos o uso do papel em diferentes etapas do negócio começou a ser questionado. A sociedade como um todo já não admite que as empresas usem papel de forma desmedida, pois é sabido que isso tem efeitos significativos na degradação do meio ambiente.

Não só diferentes regulações começam a limitar seu uso indiscriminado, como também os consumidores, por suas decisões de compra, passam a se voltar para organizações responsáveis no uso do papel.

Embora esse tema seja muito sério, interessante e necessário, neste artigo vamos nos deter em outra faceta do mesmo problema.

Como o papel afeta a rentabilidade do meu negócio do ponto de vista da gestão e da otimização de recursos?

O papel, valha a redundância, tem um papel decisivo na hora de rentabilizar os negócios.

Sobretudo naqueles que, por diferentes motivos, têm processos internos complexos. Um exemplo claro são as empresas com colaboradores em campo distribuídos por diferentes pontos do mapa e que, portanto, enfrentam uma situação complicada na hora de registrar, transportar, processar e sistematizar a informação em papel.

Nesse tipo de processo, o uso do papel tem duas grandes áreas de influência que repercutem diretamente na rentabilidade de um negócio.

Antes de mais nada, ter processos de registro de dados em papel impede a geração de informação em tempo real. O papel precisa ser transportado e processado, o que cria uma distância temporal entre o registro e a transformação de dados em inteligência por meio de relatórios, dashboards, papers etc.

O potencial de crescimento da rentabilidade por aplicar business intelligence é difícil de estimar, mas 8 de cada 10 gerentes de operações da região consideram que a inteligência de negócio aplicada às operações pode aumentar a rentabilidade em números que nunca ficam abaixo de 30%.

Por outro lado, a outra grande área de incidência do papel na rentabilidade de um negócio é a geração de receita e sua efetivação.

A que nos referimos?

Se os processos são registrados em papel, esses registros precisam ser levados do ponto onde o serviço foi prestado até a central de processamento. Isso faz com que o papel se perca e/ou se danifique. Estima-se que 1% dos processos registrados em papel se perdem antes de serem processados. Um processo que não é registrado é um processo que não é faturado e, portanto, uma perda direta na rentabilidade do negócio, já que os custos dos serviços não faturados são pagos do mesmo jeito.

Além disso, ter que transportar os registros em papel gera uma demora enorme entre a prestação dos serviços e seu faturamento. Trocar o papel por uma ferramenta de gestão digital como a GoDoWorks poupa cerca de 3 semanas em média no tempo de faturamento das empresas que fazem essa mudança.

Poder faturar antes faz uma grande diferença no fluxo de caixa das empresas e permite rentabilizar muito mais a operação, já que é possível reduzir a tomada de dívida e o consumo das reservas para cobrir ciclos de recebimento muito longos.

Por fim, o processamento de dados de registros em papel fica à mercê da subjetividade de quem lê e processa essa informação, o que gera diferenças entre os serviços prestados e o que se fatura, terminando em processos de refaturamento que só alongam o ciclo ou simplesmente reduzem o faturamento total nos casos em que o erro passa despercebido.

Considerando esses fatores, fica evidente que o papel no mundo das empresas terá um papel cada vez menos protagonista. Além de ajudar o meio ambiente eliminando componentes de papel, também estaremos gerando rentabilidade positiva para nossa organização, assegurando o faturamento e reduzindo demoras e erros. 

Quanto menos papel tiver o papel no seu negócio, mais rentável você será.