Como um software de gestão otimiza o trabalho da equipe de vendas e o acompanhamento em tempo real: o caso da Coomeva

A Coomeva Cooperativa foi fundada em 1964 em Cali, na Colômbia, por um grupo de 27 médicos. A cooperativa, que no primeiro ano tinha 400 associados, hoje reúne cerca de 275 mil associados e suas famílias; a Cooperativa Coomeva é a razão de ser e dá unidade ao Grupo Empresarial Coomeva, presente em 1.050 municípios da Colômbia. 

No início, a cooperativa prestava serviços de poupança e crédito aos médicos do Valle del Cauca. Hoje, a Coomeva associa profissionais e técnicos de todas as áreas, e suas famílias, que se beneficiam das 16 empresas que a cooperativa foi constituindo nos setores financeiro, de saúde, de seguros e de lazer.

A Coomeva oferece mais de 140 produtos e serviços com o objetivo de melhorar a qualidade de vida do associado ao longo de seu ciclo de vida e impulsiona o espírito empreendedor dos associados por meio de financiamento, capacitação e criação de empresas. 

Ganhou vários prêmios que destacam a qualidade de sua gestão organizacional. Em 2016, recebeu o Ouro do Prêmio Ibero-Americano da Qualidade, na categoria Empresa Privada, e em 2011, o Prêmio Colombiano à Qualidade da Gestão, concedido pela Presidência da República.

A Coomeva conta com uma equipe de executivos comerciais responsável por vender e comunicar os diferentes benefícios disponíveis aos associados — serviços financeiros, de saúde, de seguros, de desenvolvimento empresarial ou de turismo — e por conquistar novos associados. 

O desafio mais urgente: melhorar a plataforma da equipe de vendas

A Coomeva tinha a necessidade de melhorar a plataforma de gestão da equipe de vendas, pois via a oportunidade de acompanhar melhor sua força comercial e suas atividades comerciais em campo. Essas atividades se davam no cumprimento do ciclo comercial de captação e retenção de associados, do contato telefônico às reuniões e visitas. 

Antes da implantação do GDW Sales, a Coomeva tinha uma plataforma que não permitia acompanhar em tempo real as atividades de seus executivos, o que gerava ineficiências na gestão da agenda e processos manuais que pareciam obsoletos diante da possibilidade de uma gestão mais centralizada. 

Ao mesmo tempo, via com interesse a possibilidade de obter estatísticas valiosas sobre o desempenho de sua força de vendas para uma melhor avaliação do trabalho em campo; uma plataforma de gestão digital como a do GDW Sales gera essas estatísticas, que melhoram a tomada de decisão gerencial.

A solução: uma visão consolidada da operação comercial em campo da Coomeva

O GDW Sales permitiu obter uma visão consolidada, em tempo real, das operações em campo da equipe comercial da Coomeva, além de sistematizar a informação on-line e gerar as estatísticas necessárias para um melhor controle e conhecimento do desempenho e das oportunidades conquistadas pela equipe de vendas. 

Isso permitiu avaliar melhor a satisfação do cliente nas operações comerciais em campo, conhecer e otimizar a capacidade da equipe para conquistar novos associados e aprofundar a ligação desses associados com a oferta comercial da Coomeva. 

Com essa visão digital do processo de vendas, o contato e o agendamento dos clientes passaram a ser mais bem documentados e auditados, com mais eficiência. Isso otimizou a capacidade de gerir os processos do ciclo comercial — de contato, de registro e de deslocamento em campo —, o que permitiu garantir seu cumprimento nas atividades dos executivos.

Os benefícios obtidos na Coomeva

A ferramenta de gestão do GDW Sales permitiu otimizar o uso do tempo no processo de vendas e gerar mais eficiência no acompanhamento de clientes. Com a digitalização e a implantação de processos digitais de registro, há menos omissão de informação. 

Foi possível poupar tempo no processo de vinculação com o associado por meio de um planejamento melhor da agenda de visitas dos executivos. Também houve redução dos deslocamentos como resultado da eficiência conquistada: o tempo dedicado ao deslocamento da força comercial caiu até 20%. 

Ter uma ferramenta centralizada permitiu à Coomeva aumentar a quantidade de visitas em campo. Com o registro digital, obteve-se um acompanhamento consolidado das operações de vendas em campo e, assim, a garantia do cumprimento do ciclo comercial. 

Além disso, a informação fornecida pela ferramenta levou a um conhecimento melhor e mais profundo das zonas de influência geradas por sua equipe comercial em campo. O GDW Sales permitiu obter indicadores estatísticos que ampliaram sua capacidade de análise graças ao levantamento sistemático da informação gerada em campo. Isso traz mais conhecimento sobre o desempenho da força comercial em campo e, em última instância, gera uma visão clara das oportunidades comerciais a aproveitar e melhora a capacidade de decidir.

No conjunto do processo comercial em campo, houve aumento da produtividade e maior retorno do investimento nas atividades da equipe de vendas, graças à consolidação de processos de gestão de recursos que são a base de uma melhoria contínua. 

Em resumo:

• Uma ferramenta que centraliza o registro das operações em campo e permite controlar o cumprimento do processo de venda e de retenção do cliente.
• Uma capacidade ampliada de gerir a agenda de visitas em campo, com mais eficiência nos deslocamentos e mais visitas realizadas.
• Com a digitalização dos processos, a obtenção de estatísticas valiosas para uma melhor avaliação e análise dos processos comerciais em campo. 
• Aumento da produtividade, fruto da otimização dos processos operacionais e de recursos.