Como transformar registros em papel em registros digitais mais confiáveis, de forma eficiente: o caso da Serviam

A Serviam é uma empresa que atua na construção viária e na manutenção de redes de estradas e rodovias primárias e secundárias. Também trabalha na área de segurança viária, na sinalização horizontal e vertical de estradas. Sua atividade inclui contratos públicos e privados e a atuação dentro de uma ampla rede de fornecedores de combustíveis e óleos, materiais de construção e maquinário, entre outros insumos e tecnologias de construção e de obras viárias. 

O extenso alcance geográfico de suas operações exige o deslocamento de maquinário, a execução de obras e a montagem de equipes de trabalho em lugares distantes, ao mesmo tempo. Surgem necessidades constantes de coordenação, transporte e monitoramento de insumos, em várias frentes de trabalho e em vários níveis operacionais simultaneamente. Uma operação dessa escala gera necessidades específicas de organização e exige um controle rigoroso ligado aos custos e ao volume de seu maquinário e de seus materiais. 

O desafio: transformar os registros em papel em registros digitais, mais confiáveis

Antes da implantação do GDW Fleet, a Serviam não contava com informação centralizada e atualizada em tempo real que desse conta das necessidades de suas operações em crescimento. A construção viária, por sua escala, demanda grandes volumes de combustível, abrange regiões distantes ao mesmo tempo e usa um maquinário com necessidades específicas de manutenção. 

O acompanhamento da informação era feito em registros de papel e em planilhas, gerando horas administrativas extras, erros e até a possibilidade de desvio de insumos, como o combustível, pela falta de rigor nos controles. 

A solução: rastreabilidade das compras e do uso do combustível, otimização do rendimento e da manutenção do maquinário graças ao GDW Fleet

O GDW Fleet propõe soluções sob medida que otimizam os custos de obra e aumentam a produtividade das empresas ligadas à construção. Pelo registro no software, desenhado especialmente pela GoDoWorks, os operadores em campo permanecem conectados e se gera um registro atualizado das atividades, o que permite a rastreabilidade de bens, maquinário, insumos, combustíveis e óleos, sem omissões. 

As entregas de combustível são conferidas na origem e no destino, o que permite auditar os saldos de cada obra e de cada entidade. Registra-se o consumo de cada máquina, o que ajuda a entender melhor seu comportamento e a apoiar sua manutenção; defeitos e ineficiências passam a ser detectados e se contribui para prolongar a vida útil dos bens da empresa. 

Todos os dados que o GDW Fleet gera vêm da conectividade dos dispositivos móveis dos operadores em campo; isso mantém o controle diante de qualquer dispersão geográfica e de uma variedade de situações em campo, e permite aos supervisores receber, em uma plataforma única e sem retrabalho administrativo, a atualização dos dados em tempo real. 

Essa plataforma é, além disso, uma solução sob medida que contempla as necessidades específicas da operação de cada empresa.

Os benefícios obtidos na Serviam

Acabar com o registro em papel poupou tempo administrativo e eliminou a chance de erros ligados a esse suporte, que se perde com facilidade e traz incontáveis inconvenientes (é pesado, volumoso, precisa ser armazenado etc.).

O software do GDW Fleet permite a supervisores e gerentes da Serviam ter rastreabilidade em tempo real das entregas de combustível e de sua compra. A partir dessa informação e da atividade do maquinário de obra, obtêm-se dados precisos sobre o consumo de combustível por obra, o consumo por máquina e indicadores de rendimento como litros de combustível por hora ou litros por quilômetro para todas as máquinas da empresa. 

Isso traz uma visão renovada sobre o desempenho operacional da tecnologia da empresa e permite conhecer, monitorar e melhorar a produtividade, ao detectar rendimentos anômalos e consumos fora do padrão e conseguir rastreá-los. 

Pela escala das operações da Serviam, que se traduzem no uso e na distribuição de centenas de milhares de litros de combustível, conhecer e otimizar esse uso significa economias relevantes. Em outras palavras, o levantamento digital desses dados, pela ferramenta da GoDoWorks, apoia decisões fundamentadas e tomadas na hora certa, fruto do conhecimento. 

O GDW Fleet foi integrado ao sistema de compra de combustível da empresa para possibilitar a reconstrução do caminho completo do combustível, seja até um depósito interno, seja até uma máquina que fez uma compra direta em um posto, e levanta todas as entregas às diferentes máquinas e obras. 

Do lado da manutenção do  maquinário, o operador pode reportar falhas pelo software; seu supervisor recebe um aviso eletrônico que lhe permite resolver os problemas de forma mais efetiva e em menos tempo. Os responsáveis pela manutenção recebem notificações que os mantêm informados sobre o estado de cada máquina e os avisam na hora certa quando é preciso uma checagem ou um ajuste mecânico. Isso contribui para a vida útil dos bens da empresa e para a segurança.  

Essa otimização dos tempos de trabalho, dos recursos da empresa e de sua manutenção se traduz em aumento de produtividade e em garantia de qualidade. 

A dinâmica de trabalho entre a Serviam e a GoDoWorks permitiu uma ampla colaboração, facilitada pelo nosso conhecimento das necessidades do trabalho de construção e obras e pela adaptação da nossa ferramenta digital à especificidade do trabalho viário. 

Em resumo, os benefícios foram:

• Centralização da informação em uma única plataforma.
• Redução dos tempos administrativos com o fim do registro em papel.
• Maior confiabilidade nos registros de informação, agora digitais. 
• Rastreabilidade das compras e da distribuição de combustível, gerando economia e evitando desvios. 
• Melhorias na manutenção do maquinário a partir do conhecimento de seu rendimento, da detecção de comportamento anômalo e da possibilidade de reparos na hora certa.
• Conhecimento atualizado em tempo real do consumo e do rendimento de combustível por obra e por máquina, apoiando as decisões gerenciais e melhorando a produtividade.
• Aumento geral da produtividade e garantia de qualidade.

A experiência da Serviam com a GDW 

“Graças ao GDW Fleet, conseguimos consolidar dados em uma única plataforma, melhorar a gestão das manutenções do maquinário, ter controle sobre os consumos de combustível em tempo real e agilizar a captura da informação com os dispositivos móveis, contribuindo para o fim dos registros em papel”.

Faustina Keuliyan, Diretora de Projetos | Serviam