Como melhorar a capacidade de gestão e garantir a rastreabilidade das operações em campo: o caso da Deltagas

A Deltagas é uma empresa especializada em fornecer sistemas de compressão de GNV (gás natural veicular), especialmente a postos de combustível. Os serviços da Deltagas não se concentram apenas na comercialização de sistemas, mas também no pós-venda: a empresa tem uma equipe especializada de atendimento 24 horas por dia, 365 dias por ano, para fornecer a seus clientes peças de reposição, assessoria e apoio na manutenção de seus sistemas de compressão. 

A Deltagas tem participação expressiva no mercado colombiano de GNV, equipando cerca de metade dos postos de combustível do país. Seu compromisso de pós-venda inclui a entrega imediata e a disponibilidade constante de peças, para garantir o cumprimento de altos padrões de qualidade e segurança.

Sua equipe de operações em campo executa tarefas de manutenção preventiva, preditiva e corretiva, faz melhorias nos sistemas de compressão, realiza ações de prevenção de falhas, de planejamento e programação de manutenções diversas e avalia indicadores de funcionamento.

O desafio a resolver: ampliar sua capacidade de gestão para garantir a rastreabilidade das operações em campo e otimizar os tempos de resposta

A Deltagas tinha um sistema próprio de coordenação de serviços em campo, mas esse sistema não permitia saber a localização da operação em campo nem confirmar a presença dos técnicos nos postos designados.

Além disso, não havia o registro digital de informação típico das ferramentas de gestão em campo. A empresa via que digitalizar a informação permitiria poupar tempo operacional, garantir a disponibilidade da informação gerada em campo e eliminar as complicações próprias dos registros em papel. Antes, suas ordens de serviço eram emitidas em formatos físicos que exigiam uma digitalização posterior, o que acrescenta processos e mão de obra sem necessidade. 

A solução sugerida: a implantação do GDW Services para sua operação de campo nacional

O GDW Services permitiu localizar em tempo real os técnicos e garantir o cumprimento de suas visitas aos postos. Além disso, simplificou e otimizou os processos de agendamento, permitindo um tempo de resposta melhor graças à atribuição inteligente de horários e visitas, em função da operação de cada momento e da distância de cada técnico até o cliente.

Isso permitiu lidar com eficácia com as emergências dos clientes e assegurar o cumprimento dos padrões de qualidade acordados. Com a capacidade, pelo GDW Services, de oferecer ao cliente informação on-line sobre o trabalho realizado, a empresa passou a prestar um serviço adicional e a agregar valor. Isso aprofunda a relação com o cliente, gera confiança e permite demonstrar resultados.

Outra conquista importante da digitalização da informação com a implantação do GDW Services foi a simplificação dos processos operacionais, administrativos e de registro. Os registros físicos, em papel, foram eliminados, gerando economia de tempo operacional e reduzindo a mão de obra dedicada a essa tarefa. 

Os benefícios na produtividade das operações em campo 

A ferramenta do GDW Services impactou positivamente o desempenho da operação em campo, graças a uma capacidade melhor de gestão de agenda e de planejamento das ordens de serviço. Reduziu o tempo e a dedicação necessários para coordenar essas ordens e garantiu seu cumprimento com o acompanhamento digital da operação em campo.

No conjunto, e pela combinação dos fatores que já comentamos, houve um aumento de produtividade em torno de 10%. 

Esse aumento também veio da visão melhor que supervisores e gestores passaram a ter, pela informação reunida e consolidada pela ferramenta digital, sobre as operações realizadas. Os softwares de gestão de operações em campo permitem decisões de negócio melhores, porque passamos a enxergar com certeza e clareza as oportunidades, conquistas e desafios da operação. O GDW Services sistematiza a informação obtida dos processos e operações em campo em torno dos indicadores de desempenho (KPIs) mais relevantes para a gestão da empresa. 

Além disso, como já dissemos, são uma fonte de garantias para os clientes, que também podem receber informação on-line sobre o trabalho realizado e comprovar esse desempenho melhorado. 

Em resumo:

• Uma capacidade melhor de agendar ordens de serviço. Com a digitalização da posição dos operadores e sua sistematização, tomam-se decisões melhores na atribuição das ordens.
• Garantem-se as visitas das equipes em campo, obtém-se maior cobertura de visitas de emergência e reduzem-se os tempos de resposta.
• O fim dos registros em papel e a consequente simplificação administrativa, que poupa tempo e mão de obra.
• A capacidade de informar on-line os clientes sobre o trabalho realizado, trazendo tranquilidade e confiança.
• Uma visão mais clara das atividades em campo, consolidada em torno de indicadores de desempenho (KPIs) que permitem medir e analisar essa atividade e tomar decisões gerenciais melhores. 
• Um aumento global de produtividade em torno de 10%.