O impacto de um software de gestão na digitalização dos processos e no trabalho no ponto de venda: o caso da Axon Pharma

A Axon Pharma é uma das empresas farmacêuticas que mais crescem no mercado latino-americano. Sua forte presença no continente se ancora na sede em Santiago do Chile e em subsidiárias na Colômbia, no Peru e na Venezuela. Seu desenvolvimento se concentra no sucesso de produtos inovadores nos segmentos OTC — medicamentos de venda over the counter, também chamados de venda livre ou sem receita — e em medicamentos do segmento SNC, ou seja, do sistema nervoso central. 

A presença da Axon Pharma na América Latina tem garantido uma plataforma comercial para empresas farmacêuticas estrangeiras que, associadas, entram assim com seus produtos nos mercados da região. São selos farmacêuticos reconhecidos, como Biocodex, Novartis, Alimentary Health, Bifodan, TannerMedico, AOP Orphan e Invent Farma, que a Axon Pharma reúne em produtos ligados às áreas de pediatria, gastroenterologia, área cardiometabólica, probióticos, saúde do sono e sistema nervoso central. Seu portfólio, que recebe uma grande demanda, está em constante expansão. 

A operação em campo em que a ferramenta digital da GoDoWorks foi implantada consiste na visita diária a 16 estabelecimentos a cargo de representantes de farmácia, ou seja, na gestão de pontos de venda. 

O desafio: a ferramenta usada até então já não atendia aos objetivos e necessidades do presente

Nesses 16 estabelecimentos, os representantes de farmácia se dedicam a apresentar e vender os produtos do catálogo da Axon Pharma, realizam treinamentos para a equipe da farmácia, entregam informação, fazem inventários e executam operações de giro ou de visibilidade dos produtos nos lugares, gôndolas ou espaços promocionais designados.

Antes da solução do GDW-Trade, o registro da atividade dos representantes era feito em planilhas de Excel, o que gerava atrasos, dificuldades para reunir a informação e a necessidade constante de novos desenhos de planilha que, ainda assim, criavam redundâncias e duplicação de processos no tratamento dos dados. Além disso, os representantes precisavam reservar tempo extra a cada jornada para organizar e enviar o formulário de Excel. Por outro lado, a coordenação acontecia por ligações telefônicas constantes para verificar a presença dos representantes no ponto de venda designado. 

A solução: GDW Trade

A solução da GoDoWorks foi implantar um serviço de GDW-Trade, ou seja, um software de gestão de equipes em ponto de venda que, pensado especificamente para a atividade de vendedores, promotores e varejistas, permite a gestão integral do PDV (ponto de venda): gerenciar a disponibilidade de produtos, levantar preços e levantar o share/facing na gôndola, tanto das exposições próprias quanto das da concorrência. Uma ferramenta de software digital como essa permite documentar a realidade e por isso é de importância vital na auditoria dos acordos comerciais com redes, lojas e marcas, permitindo à supervisão e à gerência tomar medidas imediatas com base no conhecimento. 

Com a implantação da GoDoWorks, cada representante pode registrar sua ação em tempo real na farmácia que visita, informar sobre medidas a tomar e documentar o estado das gôndolas ou da exposição tal como ele a viu. Seu trabalho fica registrado e a informação é processada de forma centralizada, acelerando e simplificando o processo de registro. Sua localização também fica marcada por GPS, o que dá mais garantias a todos os envolvidos. O representante obtém, no local, informação essencial sobre o ponto de venda em que está, sobre o catálogo e a disponibilidade de produtos da Axon Pharma, e a assistência direta de um coordenador se precisar.  

Isso resulta em um volume maior de informação sobre as operações cotidianas de cada representante da Axon Pharma; ou seja, relatórios melhores e mais completos sobre a ação comercial e a possibilidade de decisões gerenciais melhores, graças a um horizonte ampliado de dados. 

A ferramenta do GDW-Trade se concentra em localizar e analisar os indicadores-chave da performance de vendas (KPIs) que dão um panorama mais claro e preciso da operação de vendas, de suas conquistas e objetivos, e permite avaliar o cumprimento tanto dos representantes da Axon Pharma quanto da própria empresa diante das farmácias visitadas. Isso dá mais transparência e garantias no  cumprimento dos acordos comerciais entre essas partes. 

Também foi implantado o acompanhamento dos materiais promocionais nos pontos de venda: pela mesma ferramenta digital, optou-se por manter um registro e controle do material de PDV para verificar em que ponto de venda ele está e se está em bom estado.

Os benefícios obtidos

Essa soma de fatores impacta diretamente a produtividade cotidiana de cada envolvido — promotores e supervisores — e a possibilidade de decisões gerenciais, reduzindo custos e melhorando o uso dos recursos.

Concretamente, os processos foram automatizados: já não uma planilha de Excel, mas um desenho de processos digitais e uma interface pensada especialmente para a gestão de pontos de venda, atualizada em tempo real, usada em dispositivos móveis à medida que cada representante desenvolve sua jornada de trabalho no ponto de venda que visita. 

Do lado da coordenação, acabaram as ligações telefônicas, com sua desordem intrínseca, e entrou uma supervisão direta e discreta que traz garantias, poupa tempo e reduz a complexidade dos processos administrativos ligados à operação em campo.

Houve uma melhora na qualidade da informação reunida nos relatórios: o processo de registro é mais completo e a versatilidade da informação obtida é maior. Isso melhora a tomada de decisão gerencial. 

A informação sobre os pedidos das farmácias, os inventários, a disponibilidade dos produtos e sua localização (em exposição ou no depósito) é obtida sem erros e em tempo real. 

Na Axon Pharma, algumas constatações importantes permitem medir o alcance do sucesso obtido com a implantação do GDW-Trade, especialmente:

• A jornada de trabalho dos representantes mudou substancialmente em carga horária: passou de segunda a sábado para segunda a sexta. Ou seja, houve uma redução de um dia de trabalho por semana devido a um aumento muito significativo da produtividade de cada representante.
• A otimização do trabalho de supervisão permitiu que um único coordenador cuidasse de toda a operação nacional.
• Também caíram os tempos administrativos ligados à geração de relatórios. Graças à capacidade de obtenção e tratamento de dados da ferramenta do GDW-Trade, cada relatório passou de 2 dias de trabalho para meio dia. 
• Com o controle sobre as existências e o estado do material de PDV que a Axon Pharma fornece, foi possível reduzir seu volume de compra, baixando o custo de cada ação promocional. Antes se compravam materiais de PDV para quase 10 mil pontos de venda. 
• Em síntese, o aumento de produtividade obtido é de mais de 20%.