Como gerenciar uma equipe em campo usando dados em tempo real

Executar uma operação em campo é a tarefa diária de manter unido, organizado e conectado um grupo de técnicos que precisa receber ordens e informação à medida que a agenda do dia muda ou que surgem novas situações a responder ad hoc, gerando mudanças nas rotinas previstas ou revisões conforme novas prioridades. 

Como a jornada de um operador em campo pode tomar rumos diferentes ao longo do dia, a possibilidade de manter uma comunicação fluida entre operadores e central de operações se torna inestimável. O volume de dados cresce quando essa equipe também precisa controlar um estoque, despachar ordens ou registrar informação no local da visita, gerando um fluxo adicional de dados.

Graças à digitalização e à conectividade que são a base dos softwares de geogestão como os da GoDoWorks, a supervisão e a coordenação desses operadores é mais direta e simples e pode ser feita por um número reduzido de funcionários, o que a torna menos custosa. Processos que antes eram executados com ferramentas não especializadas, como planilhas ou telefonemas, hoje podem ser substituídos pelo dispositivo móvel do operador, conectado e equipado com um software como o da GDW.

O processo administrativo se acelera e a capacidade de decisão se amplia com um conhecimento claro do que realmente acontece no dia a dia da operação em campo. Além disso, a inteligência artificial do software permite prever tendências de demanda no longo prazo, ajudando a evitar possíveis sobrecargas no serviço. A informação também é registrada sem redundâncias administrativas ou de processamento, de forma centralizada, com uma capacidade otimizada de reportar dados.

O benefício aparece diretamente também na facilidade que o técnico tem para realizar seu trabalho quando conta com informação detalhada e em tempo real sobre o cliente, com acesso a bases de dados que pode consultar ou ao estoque disponível, a vários quilômetros de distância, na central de operações da empresa. 

Os softwares de geogestão reúnem uma quantidade às vezes avassaladora de informação, que processam em torno de indicadores consolidados, KPIs ou key performance indicators, relativos ao desempenho e à produtividade da nossa operação em campo. A equipe — tanto o pessoal de campo quanto quem o organiza e gerencia — melhora seu desempenho e poupa tempo ao trabalhar sobre essa única ferramenta e ao se apoiar na clareza e na contundência de sua informação. 

Que informação receberemos com um software de geogestão?

Do tempo médio da visita de um técnico ao tempo específico de cada visita, sua rota, o horário de conexão e desconexão dos nossos técnicos ao sistema; cada dado ganha seu lugar no registro exaustivo em tempo real da ferramenta e em seus relatórios periódicos. 

O aumento de produtividade esperado pode chegar a 30% e beneficia especialmente as operações em campo que, por sua dinâmica, precisam de agilidade. 

Algumas métricas compiladas a partir dessa informação são, entre outras, o tempo-até-o-local (quanto o técnico demora a chegar), a quantidade de trabalhos diários por técnico (entregas, visitas, conforme a definição técnica de cada tarefa) ou a resolutividade da primeira visita de um técnico (o quão efetivo ele é na primeira visita, se resolve o problema por completo). Os dados em tempo real também podem, do lado do cliente, permitir que ele acompanhe o andamento de uma tarefa por um site ou aplicativo, o que reduz o volume de consultas por telefone que a empresa precisa responder. 

A integração da supervisão com dados em tempo real

Com esse fluxo constante de dados, que muitas vezes incorpora feedback em tempo real de técnicos e clientes e que recebe continuamente novas ordens de serviço ou pedidos de reagendamento, não só ficamos mais bem preparados para decidir como obtemos uma visão mais transparente da realidade do serviço prestado, e assim traçamos objetivos melhores.

A supervisão vai atuar de forma equilibrada entre a urgência do dia a dia e os objetivos de longo prazo, avaliando em cada caso os elementos disruptivos; e nas duas situações, seja por relatórios periódicos completos e pertinentes, seja pelos dados em tempo real, estaremos equipados com uma visão clara e informada da realidade da nossa operação em campo.