Hace ya algunos años se ha comenzado a cuestionar el uso del papel en diferentes etapas del negocio. La sociedad en su conjunto ya no admite que las diferentes empresas utilicen papel de manera desmedida ya que es bien sabido que tiene efectos significativos en el deterioro del medio ambiente.

No solamente diferentes regulaciones comienzan a afectar su uso indiscriminado, sino que también los consumidores a través de sus decisiones de compra empiezan a volcarse hacia organizaciones que son responsables en el uso del papel.

Si bien esta temática es muy seria, interesante y necesaria, en este artículo nos dedicaremos a explayarnos en otra arista del mismo problema.

¿Cómo afecta el papel la rentabilidad de mi negocio desde el punto de vista de la gestión y la optimización de los recursos?

El papel, valga la redundancia, cumple un papel clave a la hora de rentabilizar los negocios.

Sobre todo, aquellos que por diferentes motivos tienen procesos internos complejos. Un claro ejemplo son las empresas que tienen colaboradores de campo distribuidos por diferentes puntos del mapa y por lo tanto tienen una compleja situación a la hora de registrar, trasladar, procesar y sistematizar la información en papel.

En este tipo de procesos la utilización de papel tiene dos grandes áreas de influencia que repercuten directamente en la rentabilidad de un negocio.

Primero que nada, tener procesos de registro de datos en papel impide la generación de información en tiempo real. El papel debe ser trasladado y procesado lo que genera una distancia temporal entre el registro y la transformación de datos en inteligencia a través de reportes, dashboards, papers, etc.

El potencial de crecimiento de rentabilidad por aplicar business intelligence es difícil de estimar, pero 8 de cada 10 gerentes de operaciones de la región opinan que la inteligencia de negocio aplicada a las operaciones puede aumentar la rentabilidad en números que nunca bajan de un 30%.

Por otro lado, la otra gran área de incidencia del papel en la rentabilidad de un negocio es la generación de ingresos y la concreción de los mismos.

¿A qué nos referimos?

Si los procesos se registran en papel, los mismos deben de trasladarse del punto donde el servicio fue brindado al punto donde existe la central de procesamiento. Esto genera que el papel se extravíe y/o se dañe. Se estima que un 1% de los procesos registrados en papel se pierden antes de ser procesados. Un proceso que no se registra es un proceso que no se factura y por tanto es una perdida directa a la rentabilidad del negocio ya que los costos de los servicios no facturados se pagan de igual manera.

Por otro lado, el hecho de tener que trasladar los registros en papel genera una demora muy grande entre que los servicios se generan y que logran facturarse. Pasar de utilizar papel a utilizar una herramienta de gestión digital como GoDoWorks ahorra unas 3 semanas en promedio en tiempo de facturación a aquellas empresas que cambian el papel por el sistema digital de GoDoWorks.

El hecho de poder facturar antes genera una gran diferencia en los flujos de caja de las empresas y permiten rentabilizar mucho más la operativa ya que es posible disminuir la toma de deudas y desperdicio de las reservas para cubrir flujos de ingresos muy largos.

Finalmente, el procesamiento de datos de registros en papel queda librado a la subjetividad de quien lee y procesa esa información lo que genera diferencias entre los servicios generados y lo facturado que terminan en procesos de refacturación que solo alargan el proceso o simplemente disminuyen la facturación total en aquellos casos donde el error pasa desapercibido.

Teniendo estos factores en cuenta, resulta evidente que el papel en el mundo de las empresas cada vez cumplirá un rol menos protagónico. Además de ayudar al medio ambiente eliminando componentes de papel, también estaremos generando rentabilidad positiva para nuestra organización, asegurando la facturación y disminuyendo demoras y errores. 

Cuanto menor papel tenga el papel en tu negocio, más rentable serás.